Главная стр 1стр 2 ... стр 22стр 23
скачать
Академия управления
при Президенте Республики Беларусь


Система открытого образования

И.В. Гваева

А.А. Тепляков

Делопроизводство

Курс лекций

Минск


2005

УДК 651.4/.9 (076.6)



ББК 65.050.9(2)2

Г13


Серия основана в 2001 году
Рекомендовано к изданию Комиссией по приемке и аттестации электронных версий учебных и учебно-методических материалов Академии управления при Президенте Республики Беларусь.

Печатается по решению редакционно-издательского совета Академии управления при Президенте Республики Беларусь.



Гаева, И.И.

Г13            Делопроизводство: курс лекций / И.В. Гваева, А.А. Тепляков – Мн.: Акад. упр. при Президенте Респ. Беларусь, 2005. – 222 с.

ISBN 985-457-481-4

Курс лекций посвящен изучению технологии организации делопроизводства. Он содержит как теоретические сведения, касающиеся делопроизводства и документоведения, так и большое количество практических примеров. Модульность построения материала позволяет освоить материал, начиная с любого раздела.



УДК 651.4/.9(076.6)

ББК 65.050.9(2)2




ISBN 985-457-481-4


Гваева И.В., Тепляков А.А., 2005







Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2005

СОДЕРЖАНИЕ

ТЕМА 1. ПРЕДМЕТ, СОДЕРЖАНИЕ И ЗАДАЧИ КУРСА 10

Контрольные вопросы к теме №1 22



ТЕМА 2. ПОНЯТИЕ О ДОКУМЕНТЕ. СВОЙСТВА ДОКУМЕНТА. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ 23

Понятие о документе 23

Функции документов 25

Способы документирования 31

Материальные носители информации 33

Свойства документа 35

Классификация документов по различным признакам 39

Контрольные вопросы к теме №2 43



ТЕМА 3. СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ 45

Унификация и стандартизация 45

Оформление реквизитов 48

Требования к бланкам документов 70

Требования к изготовлению документов 73

Контрольные вопросы к теме №3 75



ТЕМА 4. СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. ОФОРМЛЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ 80

Организационно-распорядительная документация 82

Информационно-справочные документы 94

Документирование деятельности коллегиальных органов 101

Система плановой документации 103

Система отчетной документации 106

Кадровая документация 108

Основные виды документов по личному составу 113

Система бухгалтерской документации 120

Контрольные вопросы к теме №4 122



ТЕМА 5. ГОСУДАРСТВЕННОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 124

Нормативные правовые акты, регламентирующие документационное обеспечение на республиканском уровне 127

Государственные стандарты на документацию 133

Общегосударственные классификаторы технико-экономической и социальной информации 135

Ведомственные нормативные акты 136

Контрольные вопросы к теме №5 138



ТЕМА 6. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ 140

Понятие «документооборот» и его развитие 140

Основные правила организации документооборота в организации (учреждении) 142

Схема движения и технология обработки документов 145

Учет объема документооборота 152

Регистрация документов 152

Контроль исполнения документов 159

Контрольные вопросы к теме №6 162



ТЕМА 7. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ, МЕТОДИКА ЕЕ СОСТАВЛЕНИЯ И ПРИМЕНЕНИЯ В ПРАКТИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 163

Номенклатура дел 163

Виды номенклатур дел 165

Требования к составлению номенклатуры 167

Заголовки и их составление в номенклатуре дел 168

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел 171

Требования к заполнению формы номенклатуры дел 174

Установление сроков хранения дел 180

Контрольные вопросы к теме №7 181

ТЕМА 8. ФОРМИРОВАНИЕ И ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ ДЕЛ 183

Формирование и оформление дел 183

Организация оперативного хранения дел 187

Контрольные вопросы к теме №8 189



ТЕМА 9. ПОДГОТОВКА ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ И ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ ДЛЯ ДАЛЬНЕЙШЕГО ХРАНЕНИЯ 190

Экспертиза ценности документов 190

Проведение экспертизы ценности 199

Оформление дел 200

Оформление обложки дела 205

Составление описей 208

Порядок передачи документов на хранение в архив 212

Контрольные вопросы к теме №9 213



ТЕМА 10. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА 214

Организация работы с документами, которые отнесены к государственным секретам 217

Организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию 220

Права доступа к конфиденциальным документам организации 222

Прием регистрация конфиденциальных документов 224

Печатание, размножение и рассылка документов 225

Группировка исполненных документов в дела 227

Использование документов, дел и изданий, снятие с дел грифа ограничения доступа 230

Контрольные вопросы к теме №10 231

ТЕМА 11. СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 233

Электронный и бумажный документооборот 235

Электронно–цифровая подпись 236

Передача 237

ИОК (PKI) – инфраструктура открытых ключей 240

Организация систем электронного документооборота 243

Основные понятия о системах электронного документооборота 244

Основные свойства СЭД 246

Общая классификация СЭД 254

Примеры реализации систем электронного документооборота 259

Контрольные вопросы к теме №11 265

ГЛОССАРИЙ 266

ЛИТЕРАТУРА 274


Из курса лекций для слушателей, студентов Академии управления при Президенте Республики Беларусь.
Одной из важнейших задач современного управления является рациональная организация работы служащих, деятельность которых протекает в организации. Эта деятельность базируется на таких процессах, как получение информации и ее обработка: анализ, подготовка и принятие решений; выполнение решений; учет и контроль принятых решений. Интенсивность этих процессов столь велика, а потери, связанные с несвоевременными и некачественными решениями столь существенны, что значение их организации становится первостепенным. При этом уровень знаний и умения руководителя в области организации документационного управления становится определяющим для всей организации и достигаемых ею результатов.

В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы учреждений, предприятий, фирм. С помощью управленческой документации осуществляется планирование, финансирование, распорядительная деятельность аппарата управления, ведется бухгалтерский учет и отчетность и т.п. Во время проведения ревизий проверяют именно документы, т.к. они служат основным доказательством фактов. Роль документов в различных областях деятельности человека трудно переоценить. Документы в сфере права и управления. Государственные органы на основе документов и с их помощью вырабатывают внутреннюю и внешнюю политику, управляют государством. Документы являются руководящими актами для нижестоящих органов, с их помощью контролируется соблюдение законности, а воля государственных органов доводится до сведения исполнителей. Именно документы (зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу) служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками в суде.

В управленческой сфере документ является: 1) носителем информации; 2)средством фиксации и передачи управленческих решений.

Особое место отводится документам на машинных носителях, безбумажной технологии обмена информации и т.п. Как носитель информации документ обеспечивает взаимодействие частей (структурных подразделений), организации, предприятия, фирмы. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения, источником для анализа, материалом для справочно-поисковой работы.

Роль и место документов в экономике. Документы играют важную роль в организации хозяйственной жизни государства. Без документов, отражающих деятельность предприятий и учреждений, невозможно составить ни перспективный, ни текущий план, невозможно провести анализ хозяйственной деятельности. Внутри предприятий документирование хозяйственных процессов распространяется на все этапы его деятельности: снабжение, выпуск продукции, сбыт, оплату труда и др. С помощью документов осуществляется фиксация этих этапов, удостоверяется их правовая обоснованность.

Роль документов в социальных процессах. Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается. Важно, чтобы кадровая документация велась в соответствии с требованиями КЗоТ и Инструкции по ведению трудовых книжек. Документы в управлении производственными процессами (научно-техническая документация). Техническая документация предназначена для решения научно-исследовательских проблем, возведения новых зданий и сооружений, изготовления предметов промышленного производства и т.п. Она сохраняет свое практическое значение и после окончания строительства или снятия изделия с серийного производства и выполнения других работ, поэтому хранится в технических архивах. Для эксплуатации различного оборудования также необходимо наличие технической документации.

Таким образом, по мнению специалистов, документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко-видеозаписи. Документ изготовляется на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).

Предлагаемое учебное пособие призвано помочь управленческим работникам получить необходимые знания и навыки. Изучив его, вы сможете:



  • получить представление о современных подходах к организации делопроизводства;

  • познакомиться с различного рода документами и с тем где, когда и как тот или иной документ надо использовать;

  • научиться оформлять документы в соответствии с существующими правилами;

  • получить общее понятие о современном состоянии и передовых достижениях в области электронных систем управления документооборотом.

Авторы выражают благодарность преподавателю кафедры управления информационными ресурсами Академии управления при Президенте Республики Беларусь Горбачеву Н.Н. за оказанную помощь и консультации при создании этого курса лекций.

скачать

следующая >>
Смотрите также:
Курс лекций Минск 2005 (076. 6) Ббк 65. 050. 9(2)2 Г13
2196.63kb.
Курс лекций Минск 2005 (076. 6) Ббк 67. 99(2)3 Р44
3337.47kb.
Курс лекций 2-е издание, стереотипное Минск 2005 (076. 6) Ббк 71. оя7 Л24
3249.03kb.
Курс лекций Минск 2004 (042. 4) Ббк 66. 011 я 73
4423.12kb.
Практикум Издание третье, переработанное и дополненное Минск 2004 (076. 5) Ббк 54. 11 я73 п 20
1182.4kb.
Курс лекций Минск Редакционно-издательский центр Академии управления при Президенте Республики Беларусь 2004
2300.17kb.
Курс лекций Минск Редакционно-издательский центр Академии управления при Президенте Республики Беларусь 2004
2299.95kb.
Курс лекций для заочной формы обучения Челябинск, 2005
607.72kb.
Курс лекций Валерий Васильевич Вандышев Уголовный процесс. Курс лекций
6970.09kb.
Курс лекций минск 2008 Зарождение кино Возникновение первых фильмов в России
1250.58kb.
Методические рекомендации Минск 2004 (075. 8) Ббк 54. 15 я 73 у 34
290.84kb.
Учебно-методическое пособие Минск 2004 (075. 8) Ббк 54. 12 я 73 т 48
540.05kb.