скачать

Программа производственной практики по организации и технологии ДОУ
Пояснительная записка

Цель производственной практики – закрепление и углубление полученных теоретических знаний, и приобретение практических навыков работы по избранной специальности.

В процесс практики студенты должны:

● изучить и проанализировать нормативно-правовые и нормативно-методические документы, определяющие организацию и технологию делопроизводства (документационного обеспечения управления – ДОУ) в организации (*) (В программе термин «организация» используется как обобщающий, практика может проходить в учреждении, на предприятии, в фирме, компании и т.д.) (уставы, положения, правила, инструкции, регламенты и т.п.);

● составить представление о системе делопроизводства той организации, в которой они проходят практику;

● ознакомиться с содержанием конкретных делопроизводственных работ непосредственно на рабочем месте;

● получить навыки работы с документами на всех стадиях их движения (первичная обработка документов в экспедиции, работа с документами в канцелярии, регистрация, контроль, исполнение документов в структурных подразделениях, их отправка, организация хранения, подготовка документов к сдаче в архив и т.д.);

● зафиксировать в дневнике полученные сведения и результаты выполненной работы;

● подготовить отчет, обобщающий полученные знания и практические навыки.

Одним из условий прохождения практики является соблюдение студентами правил внутреннего распорядка организации.

Во время практики студенты могут работать на должностях секретарей-референтов руководителей организации, секретарей структурных подразделений, специалистов канцелярий или других подразделений, осуществляющих делопроизводственное обслуживание.

Для руководства практикой выделяется руководитель от кафедры и руководитель от организации. Руководитель практики от организации систематически контролирует качество выполняемой студентами работы. Руководитель от кафедры осуществляет методическое руководство и контроль за полнотой выполнения программы практики.

Содержание производственной практики соответствует программе курса «Организация и технология документационного обеспечения управления».

Практика студентов рассчитана на шесть недель, их которых один день отводится на общее знакомство с учреждением, два заключительных дня – на составление отчетов, остальные – на самостоятельную практическую работу.

Тематический план прохождения практики включает изучение:

● организационной структуры и функций учреждения (организации);

● структуры и функций делопроизводственной службы, должностных обязанностей сотрудником этих служб, документов, регламентирующих деятельность службы (тема 1);

● порядка и особенностей документирования деятельности организации (тема 2);

● организации документооборота (тема 3);

● построения информационно-поисковой системы учреждения (тема 4);

● система хранения документов, их классификации и систематизации, правил формирования дел (тема 5);

● подготовки дел для передачи в архив (тема 6).

В зависимости от конкретных особенностей организации и с учетом должностных обязанностей студента-практиканта очередность изучения тем и количество дней на их изучение могут быть изменены. Студенты, работающие на секретарских должностях, должны отразить специфику деятельности, связанную с бездокументным обслуживанием руководителя.

Для анализа организации ДОУ (делопроизводства) используется изучение документов, методы интервьюирования, анкетирования, личных наблюдений.

Студенты ведут дневник, который систематически просматривают руководители практики. На основании дневника студенты составляют отчеты о производственной практике.

Введение

ИСТОРИЯ, СОВРЕМЕННЫЕ ЗАДАЧИ, ФУНКЦИИ И СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ

Методические указания по изучению темы

Приступая к практике, студенты должны познакомиться с организацией, где она проходит, поэтому во время вступительной беседы руководящие работники и руководитель практики от организации рассказывают студентам об истории организации, современных задачах, направлениях ее деятельности, организационной структуре, задачах делопроизводственной службы. В результате вводного занятия студенты получают представление о взаимосвязи структуры организации и ее делопроизводственной службы. В конце занятия студентов распределяют по рабочим местам, знакомят с сотрудниками.

По итогам первого занятия студент вычерчивает структурную схему организации.

ТЕМА 1. ИЗУЧЕНИЕ СТРУКТУРЫ И ФУНКЦИЙ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

Методические указания по изучению темы

Структура и функции делопроизводственной службы изучаются на основе анализа документов, регламентирующих деятельность службы делопроизводства и принятую технологию работы с документами. В составе этих документов могут быть положения, инструкции по делопроизводству, должностные инструкции, номенклатуры дел и др.

По итогам изучения нормативных документов студенты разрабатывают графическую схему структуры делопроизводственной службы и фиксируют ее в дневнике. При отсутствии в организации названных документов схема делопроизводственной службы создается на основе использования методов опроса и наблюдений.

Методом опроса студенты выявляют должностной и численный состав службы делопроизводства и соответствие функций и должностных обязанностей ее сотрудников должностным инструкциям.

Особое внимание обращается на степень автоматизации делопроизводственных процессов в организации: наличие компьютеров на рабочих местах, объединение их в сеть, использование специализированного программного обеспечения; фиксируются названия и версии программ.

В дневнике студент отмечает наличие или отсутствие основных нормативных документов, степень регламентации делопроизводственных процессов, особенности организационной структуры службы ДОУ, название автоматизированных делопроизводственных операций (регистрация, контроль исполнения, движение документов, хранение, информационно-поисковая работа и т. д.).

ТЕМА 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

Методические указания по изучению темы

Применяя знания, полученные в процессе изучения курса "Документоведение" и прохождения учебной практики, студенты выявляют системы документации, используемые в организации, и основные виды документов, которыми оформляются различные функции. Отмечается правильность оформления документов и их особенности. Кроме того, изучается техническая оснащенность процессов документирования, определяются технические и программные средства, используемые для изготовления документов, передачи информации, степень оснащенности рабочих мест сотрудников организации и службы делопроизводства компьютерами, организационной техникой и средствами связи.

ТЕМА 3. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Методические указания по изучению темы

На основе анализа схемы организационной структуры организации студенты анализируют пути (маршруты) движения входящего, исходящего и внутреннего документопотоков. Они определяют способы получения документов и их отправки (почта, курьеры, факс, электронная почта). При изучении документооборота выясняется состав видов документов каждого документопотока. Студенты изучают порядок первичной обработки поступающих документов (централизованный, децентрализованный, смешанный), знакомятся с правилами приема, сортировки и отправки документов. Особое внимание уделяется порядку передачи документов из экспедиции в структурные подразделения и из одного структурного подразделения в другое. При изучении документооборота уточняют порядок учета документов, определяют процент корреспонденции, полученный по почте, факсу и компьютерной почте. В дневнике практики студенты обобщают результаты изучения документооборота и рассчитывают его объем за предшествующий месяц по организации в целом или по структурному подразделению, в котором студент работает.

ТЕМА 4. ПОСТРОЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВОЙ СИСТЕМЫ

Методические указания по изучению темы

Изучение системы регистрации документов начинается со знакомства с ее организацией: централизованно или децентрализованно проводится регистрация, какие массивы документов в каких структурных подразделениях подлежат регистрации. Студенты выясняют, существует ли деление документов на регистрируемые и нерегистрируемые и закреплено ли это деление в инструкции по делопроизводству. В процессе изучения темы они знакомятся с применяемыми регистрационными формами, составом реквизитов, фиксируемых при регистрации, порядков: заполнения форм. Образцы регистрационных форм приводятся в дневнике практики.

При наличии в организации автоматизированной системы регистрации студенты выявляют состав реквизитов, вносимых в карточку в автоматическом и полуавтоматическом режимах, изучают созданные базы данных, устанавливают ведение параллельных форм регистрации.

При изучении информационно-справочной системы студенты должны узнать, на каких носителях в организации создан справочно-информационный фонд, кто отвечает на запросы, какие категории сотрудников имеют право пользоваться системой.

Организация и технология контроля за сроками исполнения документов начинается с выяснения наличия специального структурного подразделения (или отдельного сотрудника), выполняющего функции контроля, а также документов, регламентирующих эту работу (например, инструкция по делопроизводству). По инструкции студенты определяют функции инспектора по контролю, технические операции, проводимые с контролируемыми элементами, и аналитические по результатам контроля. Практиканты обращают внимание на взаимосвязь регистрации и контроля, анализируют перечень документов, подлежащих контролю, устанавливают количественные данные и сроки исполнения документов.
ТЕМА 5. КЛАССИФИКАЦИЯ И СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ, ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

Методические указания по изучению темы

Выявляются применяемые в организации классификационные справочники (классификаторы, номенклатуры дел и др.). Студенты записывают в дневниках тип классификатора и схемы классификации.

Анализируется номенклатура дел организации, определяется ее качество, наличие всей необходимой информации. Выясняется структурное подразделение, ответственное за ведение номенклатуры дел (архив, канцелярия) и порядок составления и оформления.

Студенты изучают практику формирования дел, анализируют дела с точки зрения правильности их формирования в соответствии с существующими правилами и номенклатурой дел.

ТЕМА 6. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ. ПОДГОТОВКА ДЕЛ К СДАЧЕ В АРХИВ

Методические указания по изучению темы

Выясняется, создана ли в организации экспертная комиссия, есть ли положение о ней. Студенты знакомятся с процедурой оформления результатов экспертизы ценности документов.

При подготовке документов для сдачи в архив в период прохождения практики студенты могут подготовить дела за предыдущие годы: проверяют правильность оформления дел и их формирования. При необходимости подготавливают внутренние описи и листы-заверители, нумеруют листы, оформляют обложки дел. На подготовленные к сдаче дела студенты составляют описи и по ним производят сдачу дел в архив учреждения.
ТЕМА 7. САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАБОТА

Изучив организацию и технологию документационного обеспечения управления организации, студенты делают соответствующие записи в дневнике (по плану программы). Особое внимание практиканты уделяют организации работы с документами на своем конкретном участке работы. Если студент работает в структурном подразделении, то он более подробно изучает особенности делопроизводства данного структурного подразделения, порядок получения и отправки документов, их регистрацию, контроль, самостоятельно производит группировку исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Работая секретарем-помощником руководителя, он дополнительно изучает функции секретаря по документному и бездокументному обслуживанию руководителя и т. д. (отражает это в отчете).

К анализу делопроизводства в учреждении или структурном подразделении практикант должен подходить критически, сопоставляя конкретную систему работы с документами с действующими требованиями нормативно-методической базы. Замеченные недостатки и несоответствия в документационном обеспечении управления студент обговаривает с руководителем практики от учреждения и свои замечания вносит в отчет.

СОСТАВЛЕНИЕ ОТЧЕТА И ПОДВЕДЕНИЕ ИТОГОВ ПРАКТИКИ

На основе записей в дневнике каждый студент составляет письменный отчет своей производственной практике.

Отчет состоит из введения, двух-трех глав и заключения, всего не более 10 листов. Структура отчета определяется программой практики. В отчете обобщаются результаты изучения делопроизводства в соответствии с темами программы, перечисляются приемы и методы выполнения отдельных технологических операций, приводится перечень работ, осуществляемых студентами самостоятельно.

Студенты отмечают особенности сложившейся в организации системы делопроизводства и вносят предложения по ее совершенствованию. В качестве приложения к отчету могут быть даны бланки, регистрационные формы, копии документов, номенклатуры дел и т.п.

Отчет должен иметь титульный лист (приложение 1) с подписями руководителей практики от организации и от кафедры. Страницы отчета должны быть пронумерованы, на последней странице текста отчета составитель ставит свою подпись.

В последний день практики проводится итоговое совещание либо собеседование: дается устная характеристика практикантов по системе ("зачтено", "не зачтено"). Руководители от учреждения готовят также письменные характеристики студентов с указанием оценки их работы. Подпись руководителя заверяется печатью организации. Характеристика выдается студенту на руки. Структура текста характеристики приведена в приложении 2. В характеристике указывают, какая работа проведена студентом, уровень его профессиональной подготовки, отношение к работе, индивидуальные особенности практиканта.

Срок предоставления отчетов и характеристик – три дня после окончания практики.

Руководитель от кафедры проводит заключительное собрание. На основании отчета и с учетом оценки организации выставляется итоговая оценка.

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Факультет социального управления
Кафедра

ОТЧЁТ

о производственной практике по курсу «ОРГАНИЗАЦИЯ И ТЕХНОЛОГИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ»
в__________________________________________________________________

(название организации с указанием её организационно-правовой формы)

Студента 3 курса д/о

__________________________________________________________________ Фамилия, Имя, Отчество в родительном падеже

Руководители:

От организации _________________________________ _________________________________ должность, И.О.Фамилия От кафедры _________________________________ _________________________________ должность, И.О.Фамилия

Москва 200__

ВНИМАНИЕ! ЭТО – ОБРАЗЕЦ!

ХАРАКТЕРИСТИКА ПЕЧАТАЕТСЯ НА БЛАНКЕ ОРГАНИЗАЦИИ,

В КОТОРОЙ ПРОХОДИЛА ПРАКТИКА

ХАРАКТЕРИСТИКА

Студент (ка) ____ курса _____________________________ отделения

________________________________________________________________________________

Фамилия, имя, отчество
проходил (а) учебную практику по курсу «Организация и технология документационного обеспечения управления» в

________________________________________________________________________________

название структурного подразделения

с _______________ по __________________________ .

Во время прохождения практики студент (ка) изучил (а) организационные и нормативные документы, регламентирующие структуру, функции, должностной состав организации, порядок документирования и организации работы с документами.

Им (ею) самостоятельно выполнялись ( перечислить виды работ).

Студент (ка) проявил (а) себя ________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(отношение к работе)

Практика оценивается __________________________________________________

(оценка)

Наименование должности

руководителя практики от организации подпись И.О.Фамилия
скачать